补贴机具的档案资料是落实党的惠农政策的重要凭证。随着今年农机购置补贴资金和机具发放工作顺利完成，山东省莱州市农机局积极采取有效措施，组织专门人员对今年的补贴档案资料进行了整理、归档。
每台补贴机具都有补贴申请表、购机者身份证明复印件、补贴指标确认通知书、供货确认书、村委会购机证明信等信息资料。做到户户建档、人机统一、手续齐备，排列有序，便于查阅。
同时采取三项措施加强农机补贴档案管理工作。一是建立健全档案管理制度。按照农机购置补贴档案管理工作的要求，建立健全购置补贴归档、保管等管理制度，使购置补贴档案管理工作走向了制度化、规范化。二是规范档案内容及分类。及时对农机购置补贴档案资料进行整理，将购机补贴申请表、补贴指标确认通知书、供货确认表等进行分类建档，做到一户一档，并以机具型号为检索目录分类装订成册，确保农机补贴档案信息明晰、准确。三是强化硬件建设。设立专门的档案室，配置标准的档案盒，，印制了统一的档案封面，明确专人负责档案管理，对农机购置补贴资料进行再次整理配备了电脑、打印机、扫描仪等办公设备，及时将每台补贴机具的档案信息进行，为高规格完善档案整理管理工作打下了良好的基础。
目前，莱阳市2012年补贴的2590台机具已全部归档、整理完毕。
